Wykonujesz duże zlecenie i potrzebujesz zaliczki np. na materiały? A może to Ty jesteś kupującym i zależy Ci na tym, by nie płacić z góry – ale mieć pewność, że wszystko zostanie zrobione tak, jak należy? W obu przypadkach sprawdzi się faktura zaliczkowa. Na czym dokładnie polega, kiedy się ją wystawia i czy zawsze jest konieczna? Przeczytaj artykuł.
Czym jest faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa jest po prostu dokumentem, który potwierdza, że kupujący ma przelać część pieniędzy (robi przedpłatę). Jest to kwota, którą wpłaca, jeszcze zanim otrzyma towar lub zanim cała usługa zostanie wykonana. Najczęściej dotyczy to sytuacji, gdy zaliczka jest niezbędna do realizacji konkretnej usługi – kiedy potrzebne są środki np. na materiały remontowe czy benzynę.
Konieczność wystawienia takiej faktury wiąże się z powstaniem obowiązku podatkowego (VAT). Właśnie dlatego w większości przypadków nie wystarczy umowa słowna, gdy przelewana jest zaliczka.
Zgodnie z Ustawą o podatku od towarów i usług na fakturze zaliczkowej muszą znaleźć się konkretne elementy. Należą do nich przede wszystkim:
- data wystawienia,
- numer identyfikacyjny faktury,
- nazwy podatnika oraz kupującego,
- numery identyfikacyjne podatnika oraz nabywcy, np. NIP,
- otrzymana kwota oraz kwota podatku,
- dane na temat towarów/usług.
Kiedy wystawia się fakturę zaliczkową?
Co do zasady fakturę zaliczkową wystawia się zawsze, gdy kupujący robi przedpłatę, czyli najczęściej wpłaca zaliczkę na poczet usługi lub towaru. Istnieje kilka wyjątków, które wymieniono w ustawie. Są to między innymi:
- obsługa biurowa albo prawna,
- dzierżawa, leasing albo najem,
- ochrona osób, mienia, przechowywanie, dozór,
- dystrybucja albo dostawa gazu, energii cieplnej, prądu,
- dostarczanie albo uzdatnianie wody przez wodociągi.
Kiedy wystawia się fakturę zaliczkową? Termin jest taki sam jak w przypadku innych faktur, czyli maksymalnie do 15. dnia kolejnego miesiąca po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę (w tym przypadku zwykle część).
Gdy do zapłaty pozostaje reszta kwoty za dane zlecenie, trzeba jeszcze wystawić fakturę końcową. Dotyczy to tylko takich sytuacji, kiedy faktura zaliczkowa obejmuje np. 20% całości. Jeżeli dokument od razu opiewa na całość, czyli 100% kwoty, jest to tzw. faktura końcowo-zaliczkowa.
Jak wygląda rozliczenie faktury zaliczkowej?
Gdy wystawisz fakturę zaliczkową i Twój kontrahent przeleje zaliczkę, księgujesz taki dokument do VAT. Dlaczego? W tym przypadku od razu powstaje obowiązek podatkowy, który dotyczy podatku VAT.
Obowiązek dotyczący podatku dochodowego (PIT) powstaje z kolei, gdy wystawisz również fakturę końcową i otrzymasz zapłatę za całą usługę lub towar. Jeżeli Twoja faktura jest końcowo-zaliczkowa, a więc dotyczy całej kwoty, płatność księguje się od razu również w podatku dochodowym.
Chcesz dowiedzieć się więcej o wystawianiu faktur zaliczkowych? Przeczytaj artykuł poradnikowy na stronie PragmaGO: https://pragmago.pl/porada/faktura-zaliczkowa-i-koncowa-kiedy-i-jak-wystawic/
